Habeas data

INTRODUCCIÓN

Distribuidora Mayorista de automóviles Madiautos S.A.S es una entidad privada, que tiene por objeto la comercialización de vehículos nuevos y usados, comercialización de partes y accesorios para toda clase de vehículos, reparación y mantenimiento de toda clase de vehículos con sede en la ciudad de Bogotá.

El artículo 15 de la constitución de la república de Colombia consagra el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Igualmente ordena respetar la libertad y demás garantías consagradas en la constitución en la recolección, tratamiento y circulación de datos.

La ley estatutaria 1581 del 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional consagrado en artículo 15 de la constitución política. La presente ley establece condiciones mínimas para realizar el tratamiento de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural, igualmente en el artículo 17 “deberes de los responsables del tratamiento” en literal k) se informa de la adopción de una política interna y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.

Madiautos S.A.S está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros general y dando cumplimiento a las disposiciones legales, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación.

Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación comercial con Madiautos S.A.S, o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos desarrollados por Madiautos S.A.S.

Para efectos de la aplicación de esta política Madiautos S.A.S podrá actuar como responsable o encargado del tratamiento de la información personal suministrada por los titulares.

DISPOSICIONES GENERALES

LEGISLACION APLICABLE. Esta política fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la constitución política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el decreto 1377 de 2013 “Por lo cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 del 2012 y el Decreto 886 de 2014, “Por lo cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012, relativo al registro nacional de bases de datos”. A esta política le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las
anteriores.

a) AMBITO DE LA APLICACIÓN: Esta política se aplicara al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje Madiautos S.A.S.

b) BASES DE DATOS: Las políticas y procedimientos contenidos en esta política aplican a las bases de datos que maneje la compañía y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el decreto 886 de 2014 “Por lo cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012” y la circular externa 002 de 2015.

c) OBJETO: Proteger y garantizar con base en la presente política el derecho fundamental reglamentado por la ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Madiautos S.A.S.

d) VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS: Madiautos S.A.S, aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente política a las bases de datos sobre las que tenga poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.

DEFINICIONES

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

c) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden ser contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

e) Dato Sensible: Se entiende por dato sensible aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que releven el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

f) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

g) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre dato personal, tales como la recolección, almacenamiento, uso circulación, o supresión.

j) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

k) Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o el encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es el responsable del tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.

l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

m) Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

n) Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

o) Oficial de Protección de Datos: Área o persona de la organización encargada de la función de protección de datos personales y velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos en materia de datos personales.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generarles que serán respetados por Madiautos S.A.S en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

a) Principio de Legalidad: El tratamiento es una activada reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. Esto quiere decir que la recolección, uso, transferencia, almacenamiento no se realiza de manera ilícita, fraudulenta o en forma contraria a la legislación vigente.

b) Principio de Finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos por Madiautos S.A.S debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin una finalidad específica.

c) Principio de Libertad: El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de un mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y compresible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberá adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficiente y, cuando así lo solicite el titular o cuando Madiautos S.A.S lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

e) Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizar el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones por parte de Madiautos S.A.S, información acerca de la existencia de datos que le conciernen, siendo, al menos una vez al mes de forma gratuita.

f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.

g) Principio de Seguridad: Madiautos S.A.S como responsable y/o encargado del tratamiento de datos, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada se relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO

Madiautos S.A.S recolectará, usará y tratará los datos personales de manera leal y licita para cumplir las actividades propias de su objeto y en especial las siguientes:

a) Información de Cliente: Es la base de datos que se encuentra estructurada, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, la cual tiene como finalidad:

Medir niveles de satisfacción.
Informar sobre campañas de servicio.
Comunicar campañas promocionales.
Realizar encuestas.
Realizar recordatorios para mantenimientos.
Ejecutar campañas de fidelización.
Enviar invitaciones a eventos.
Rifas.
Realizar actualización de datos.
Invitar a pruebas de vehículo.
Ofrecimiento de productos y servicios.
Comunicar Noticias de Madiautos S.A.S.
Comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios.
Enviar cotizaciones.
Seguimiento a las cotizaciones.
Reportar novedades en el proceso de compra y entrega de los vehículos y/o servicios de Madiautos S.A.S.
Campañas de relacionamiento.
Trámite y gestión de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de los clientes.

b) Información de empleados y ex empleados: Es la base de datos que contienen datos de personas naturales que se vinculan laboralmente con Madiautos S.A.S. en esta base de datos se incorporan información privada y pública, cuyo tratamiento tiene como finalidad:

Todas las funciones y acciones que permitan el normal desarrollo de la relación laboral.
Realizar procesos de selección, vinculación, inducción y capacitación.
Gestionar la participación en actividades de bienestar coordinadas por la compañía.
Atender los casos de emergencia que se puede presentar.
Exámenes médicos de ingreso y egreso.
Adelantar los procesos de control.

c) Información de participantes en convocatorias de empleos: Adelantar las gestiones de los procesos de selección; las hojas de vida se manejan de manera confidencial y se destruyen de conformidad con la reglamentación aplicable, luego de los procesos.

d) Información de Proveedores: Es la base de datos que contienen datos de las personas naturales y/o Jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados cuyo tratamiento tiene como finalidad:

Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con estos.
Gestión pertinente dentro del sistema de gestión de calidad de la compañía, en lo relacionado con la documentación y evaluación de proveedores.
Adelantar los procesos de control y auditorias interna y externa.
Realizar las gestiones de pagos por contraprestación de los servicios contratados.

DERECHOS Y DEBERES

Derechos de los titulares de la información

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012 y los 21 y 22 del decreto 1377 de 2013 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Madiautos S.A.S., en condición de responsable y/o encargado del tratamiento: Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Madiautos S.A.S., en su condición de responsable y/o encargado del tratamiento.

c) Ser informado por Madiautos S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Madiautos S.A.S.

e) Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales.

f) Solicitar ser eliminado de su base de datos: Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en la base de datos de Madiautos S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: el titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean
necesarios con una obligación legalmente adquirida por el titular.

g) Acceder en forma gratuita a sus datos personales: La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información de ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en toda aquella que repose en las bases de datos.

Los derechos de los titulares, podrán ejercerse por el titular, quien deberá acreditar su identidad de forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Madiautos S.A.S.

Deberes de Madiautos S.A.S. cuando obra como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales

Madiautos S.A.S. tiene presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismo. Así mismo, Madiautos S.A.S. hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del decreto 1377 de 2013, Madiautos S.A.S se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

Deberes de Madiautos S.A.S respecto del titular del dato

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Deberes de Madiautos S.A.S respecto cuando realiza el tratamiento a través de un encargado

Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento este previamente autorizado.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente la haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que este proceda a realizar los ajustes pertinentes.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Deberes de Madiautos S.A.S respecto a la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales

Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos por la ley.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

Deberes de Madiautos S.A.S cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales

Si Madiautos S.A.S. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad y organización (responsable del tratamiento) deberá cumplir con los siguientes deberes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los 5 días
hábiles contados a partir de su recibido.
Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.
Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles de recibido el reclamo completo.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con calidad de dato personal.
Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

AUTORIZACION

La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de Madiautos S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los titulares de los mismos. Madiautos S.A.S, en condición de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Forma y mecanismos para otorgar la Autorización

En el anexo 1, 2 y 4 de este documento se presenta los formatos de autorización que ha definido Mazda de Colombia S.A.S. Neocorp S.A.S y Madiautos S.A.S, para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios:

Cotizaciones.
Facturas de venta.
Actividades de mercadeo.
Eventos.
Registro de propietarios.
Ordenes de servicio.
Acta de entrega de Vehículo.

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular los datos personales, que la información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que les asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de los datos personales en cualquier momento, a través de mecanismos puestos a disposición por Madiautos S.A.S. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

Prueba de la autorización

Madiautos S.A.S utilizara los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementara y adoptara las acciones tenientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos de cuando y como obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa.

AVISO DE PRIVACIDAD

En el anexo 3 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por Madiautos S.A.S. El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es expuesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales a más tardar al momento de la recolección de los datos personales. Através de este documento se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad. La solicitud podrá realizarse por los siguientes medios:

a) Al correo electrónico: servicioalcliente@madiautos.com con los siguientes datos para poder responderle adecuadamente.
1. El nombre del titular de la información,
2. El tipo y número de su documento de identidad.
3. Teléfono fijo o Celular
4. Correo electrónico: si desea registrar un correo electrónico adicional a la dirección desde la cual nos escribe.

b) Comunicación escrita: Avenida Carrera 70 # 96-05 Departamento de Servicio al Cliente.
1. El nombre del titular de la información.
2. El tipo y número de su documento de identidad.
3. Dirección para envió de correspondencia.
4. Teléfono fijo o Celular.
5. Correo electrónico.

c) A través de la página web: http://www.madiautos.com.co/contacto.
1. Nombre del titular de la información.
2. El tipo y número de su documento de identidad.
3. Teléfono fijo o Celular
4. Correo electrónico.

d) Contactando al administrador (Área de Servicio al Cliente) en Bogotá: 6244557.

Consultas

De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de ley 1581 de 2012 y el articulo 21 del decreto 1377 de 2013, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, Madiautos S.A.S. garantizara el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consultas, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informara al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamo

De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 u cualquier otra norma aplicable, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

Respecto al reclamo, si este resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular podrá solicitar a Madiautos S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Medidas de Seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la ley 1581 del 2012, Madiautos S.A.S adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad y confidencialidad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Implementación de la Medidas de seguridad

Madiautos S.A.S mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.

El procedimiento deberá considerar, como mínimo los siguientes aspectos:

Capacitación del personal que ingresa a la compañía acerca de la política de tratamiento de datos personales y los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de estos.
Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigidos por ley.
Funciones y obligaciones del personal.
Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
Controles periódicos que se deben realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implante.
El acceso al sistema de información están protegidos con un alto nivel de seguridad en la autenticación y autorización.
Las bases de datos están alojadas en Data Center que otorgan a niveles de integridad, confidencialidad y disponibilidad.

PERSONAS O AREA RESPONSABLE DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES

Madiautos S.A.S, designa al área de Servicio al Cliente o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLITICA Y PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el decreto 1377 de 2013 razón por la cual entrara en vigencia a partir del junio de 2014.

Madiautos S.A.S podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos para cumplir con las obligaciones establecidas por la ley 1581 del 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento políticas y procedimientos en la página web: http://www.madiautos.com.co/.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.

DATOS DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

• Razón Social: Distribuidora Mayorista de automóviles Madiautos S.A.S.
• Domicilio o dirección: Avenida Carrera 70 # 96-05 en Bogotá.
• Correo electrónico: servicioalcliente@madiautos.com
• Teléfono: 6244557
• Página Web: http://www.madiautos.com.co/

ANEXOS

ANEXO 1. AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES “MAZDA DE COLOMBIA S.A.S”

De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377de 2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, documento de identificación, género, dirección, ciudad, departamento, teléfonos, celular, fecha de nacimiento, correo electrónico (en adelante los “Datos Personales”) a nombre del concesionario (en adelante el “concesionario”) y a Mazda de Colombia S.A.S (en adelante “MCOL”). En los términos de las definiciones de la ley 1581 de 2012, MCOL actúa como responsable del tratamiento de mis datos
personales y el concesionario actúa como encargado del tratamiento de mis datos personales.

Doy mi autorización expresa para que MCOL y el concesionario recolecten y de cualquier otra manera traten mis datos personales para las siguientes finalidades: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorios para Mantenimientos, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas, Realizar actualización de datos, invitar a pruebas de vehículos, ofrecimiento de productos y servicios, comunicar noticias de la marca Mazda y de la red de ventas y servicios, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios.

Con la firma de este documento autorizo a que mis Datos Personales sean recolectados y tratados de conformidad con la política de privacidad o política de tratamiento de la información de MCOL, la cual está disponible en la página web www.mazda.com.co/politicadedatos.

En relación con los datos Personales recolectados y tratados y de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y corregir mis Datos Personales. Puede ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de mis Datos Personales.
Ser informado por el concesionario y por MCOL del uso que se le han dado a mis Datos Personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte del concesionario y/o de MCOL, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otros normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 ley 1581 de 2012.
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de mis Datos Personales.
Solicitar ser eliminado de su base de datos.
Tener acceso a mis Datos Personales que el Concesionario o MCOL hayan recolectado y tratado.

Con el fin de ejercer los derechos anteriormente descritos, realizar consultas o reclamos relacionados con mis Datos Personales, puedo contactar al Área de Servicio al cliente en servicioalcliente@mazda.co o a los teléfonos Bogotá: 2357529, Resto del país línea nacional gratuita: 018000112595.

Firma del cliente: ________________________

Nombre: ___________________________

CC: ___________________________

Fecha: ________________________

Si el titular de los datos es menor de edad, la autorización debe ser firmada por su Representante Legal.

ANEXO 2. AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES “MADIAUTOS S.A.S”

En virtud de la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377de 2013, declaro que entrego de forma libre y voluntaria los siguientes datos personales: Nombres y apellidos, documento de identificación, género, dirección, ciudad, departamento, teléfonos, celular, fecha de nacimiento, correo electrónico (en adelante los “Datos Personales”) a MADIAUTOS S.A.S (en adelante el “concesionario”). En los términos de las definiciones de la ley 1581 de 2012, MADIAUTOS S.A.S actúa como responsable del tratamiento de mis datos personales y como encargado del tratamiento de mis datos personales.

Doy mi autorización expresa para que MADIAUTOS S.A.S. recolecten y de cualquier otra manera traten mis datos personales para las siguientes finalidades: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorios para Mantenimientos, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas, Realizar actualización de datos, invitar a pruebas de vehículos, ofrecimiento de productos y servicios, comunicar noticias de la marca Mazda y de la red de ventas y servicios, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios.

Con la firma de este documento autorizo ____ o no autorizo ____ a que mis Datos Personales sean recolectados y tratados de conformidad con la política de privacidad o política de tratamiento de la información de MADIAUTOS S.A.S., la cual está disponible en la página web www.madiautos.com.

En relación con los datos Personales recolectados y tratados y de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, he sido informado que tengo los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y corregir mis Datos Personales. Puede ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
Requerir prueba del consentimiento otorgado para la recolección y el tratamiento de mis Datos Personales.
Ser informado Madiautos S.A.S del uso que se le han dado a mis Datos Personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso en que haya una violación por parte de Madiautos S.A.S, de las disposiciones de la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y otros normas que los modifiquen, adicionen o complementen, de conformidad con las disposiciones sobre el requisito de procedibilidad establecido en el artículo 16 ley 1581 de 2012.
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de mis Datos Personales.
Solicitar ser eliminado de su base de datos.
Tener acceso a mis Datos Personales MADIAUTOS S.A.S hayan recolectado y tratado.

Firma del cliente: ________________________

Nombre: ____________________________

CC: ____________________________

Fecha: ____________________________

Si el titular de los datos es menor de edad, la autorización debe ser firmada por su Representante Legal.

ANEXO 3. AVISO DE PRIVACIDAD

Responsable: Distribuidora Mayorista de automóviles Madiautos S.A.S. identificada con NIT. 800084728.

De conformidad con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, le informamos que los datos personales que usted nos ha entregado, como cliente o prestador de bienes y servicios, harán parte de nuestra base de datos para ser usados con la siguiente finalidad: Medir niveles de satisfacción, Informar sobre Campañas de Servicio, Comunicar Campañas promocionales, Realizar Encuestas, Realizar Recordatorios para Mantenimientos, Ejecutar Campañas de Fidelización, Enviar Invitaciones a eventos, rifas, Realizar actualización de datos, invitar a pruebas de vehículos, ofrecimiento de productos y servicios, comunicar noticias de la marca Mazda y de la red de ventas y servicios, comunicar información relacionada con productos para la financiación en la adquisición de nuestros bienes y servicios.

El manejo de dichos datos se hará de acuerdo a lo establecido en la “Política y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales”, que contiene las políticas establecidas por nuestra compañía para el tratamiento de datos, los mecanismos para la efectividad de los derechos del titular de la información a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos que reposen en nuestra base de datos, asa como a reclamar al responsable y revocar la autorización para su uso. Dicho política puede ser consultado en la página Web: www.madiautos.com.co.

ANEXO 4. AUTORIZACIÓN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES “NEOCORP S.A.S”

Con el fin de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 10 del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, que reglamentó la Ley 1581 de 2012, nos permitimos informarle que NEOCORP S.A.S., Identificado con el NIT 900.878.893-3 y MADIAUTOS S.A.S., identificado con el NIT 800.084.728-5, han recolectado algunos de sus datos personales tales como nombre, teléfono, correo electrónico, núcleo familiar, información socioeconómica, entre otros. Esta información ha sido suministrada por ustedes en virtud de las relaciones comerciales o laborales realizadas en desarrollo de nuestro objeto social, pues ello significa que podemos estar en permanente y efectivo contacto.

De conformidad con lo anterior y honrado su compromiso de apego a la ley, NEOCORP S.A.S., se permite informarles que contamos con los medios tecnológicos y físicos idóneos para la guarda y confidencialidad de su información y hemos adoptado procedimientos internos que garantizan el compromiso de nuestros colaboradores en este sentido.

No obstante, es nuestro deber informarles que ustedes tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información requerida por nosotros, por lo cual amablemente requerimos su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria y debidamente informada, nos permita recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de sus datos, la cual es y será utilizada exclusivamente en desarrollo de las funciones propias de su objeto social, preferiblemente de forma directa y excepcionalmente a través de MADIAUTOS S.A.S., quienes igualmente cuentan con la tecnología y los procedimientos apropiados para el efecto.

En virtud de lo expuesto en el presente comunicado, NEOCORP S.A.S. y MADIAUTOS S.A.S., entiende que está autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, (con el mismo objetivo con el que la hemos venido utilizando), a no ser que ustedes nos manifiesten lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la publicación del presente aviso, mediante comunicación dirigida a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto, a saber: talentohumano@neocorp.com.co

En el evento en que ustedes consideren que NEOCORP S.A.S., dio uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la cuenta de correo electrónico: talentohumano@neocorp.com.co

En señal de Entendimiento, conocimiento y aceptación se firma a los ____ días del mes de ________ de 201___.

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FIRMA

NOMBRE: ___________________________

C.C: ____________________________

CLIENTE ______________